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Créée par le gouvernement du Québec en 1968, l’Université du Québec est un réseau universitaire regroupant dix établissements d’enseignement supérieur et de recherche répartis sur l’ensemble du territoire québécois, ayant pour mission de faciliter l’accessibilité à l’enseignement universitaire aux trois cycles et de contribuer par la recherche au développement scientifique du Québec et de ses régions. Il regroupe six universités à vocation générale et quatre établissements à vocation spécifique, dont un institut de recherche et trois écoles supérieures.

Université du Québec à Montréal (UQAM)
Université du Québec à Trois-Rivières (UQTR)
Université du Québec à Chicoutimi (UQAC)
Université du Québec à Rimouski (UQAR)
Université du Québec en Outaouais (UQO)
Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT)
Institut national de la recherche scientifique (INRS)
École nationale d’administration publique (ENAP)
École de technologie supérieure (ÉTS)
Télé-Université (TÉLUQ)

Le siège social soutient la collaboration et la concertation entre les établissements du réseau. Il veille à conjuguer leurs efforts et les moyens dont ils disposent afin de déployer une expertise de pointe. Les établissements du réseau de l’Université du Québec représentent ensemble un nombre impressionnant d’étudiants, de diplômés, de personnels enseignant et non enseignant. Cette somme de compétences et d’énergie mises en commun est unique dans le monde universitaire québécois. Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous référons à L’Université du Québec en quelques chiffres.

Description de l’offre d’emploi

Contrat d’une durée de 3 ans (possibilité de prolongation)

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Prend les dispositions relatives à l’agenda de son supérieur et des cadres de la présidence. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous et organise les rencontres selon les priorités. Réaménage à l’occasion l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s’assure des présences aux différents rendez-vous.
Peut être appelée à assurer un suivi des courriels de son supérieur de façon efficace en analysant et en priorisant le contenu.
Assure les communications et les échanges d’information avec le bureau de la présidence, l’Université, d’autres universités et établissements d’enseignement, des ministères et divers organismes régionaux, provinciaux ou internationaux.
Assure la révision linguistique et la mise en page des documents produits, tels que rapports, lettres, présentations et autres et s’assure de la conformité et de la qualité de ceux-ci.
Prépare des documents aux fins de présentations, participe à la production de divers rapports administratifs et en assure l’organisation technique à l’aide des technologies appropriées.
Voit à l’organisation de réunions statutaires et d’autres réunions ou comités. Effectue des recherches et collige l’information pertinente aux dossiers des réunions. Lorsque nécessaire, effectue le dépôt des documents sur le portail sécurisé pour les réunions des différents comités. Au besoin, assiste à certaines réunions et en rédige les comptes rendus. Informe les responsables concernés des suivis découlant de ces réunions.
Rédige et prépare la correspondance courante et les rapports requis au traitement des dossiers.
Tient à jour les systèmes d’information nécessaires aux opérations de la vice-présidence. Collabore à l’administration du budget de la vice-présidence, incluant les budgets de la Direction de la recherche et du soutien à l’internationalisation, notamment en vérifiant et contrôlant les dépenses.

Pour connaître les autres tâches reliées à cet emploi, visitez le site Web de l'Université du Québec à la section “carrières”.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité : Diplôme d’études secondaires et une formation en bureautique (DEP en secrétariat ou autre) ou scolarité
équivalente.

Expérience : Minimum de huit (8) années d’expérience pertinente dans un poste de secrétaire de direction.

Français : Excellente habileté à communiquer verbalement et par écrit. Posséder une bonne habileté rédactionnelle.

Anglais : Connaissance de l’anglais, considérée comme un atout.

Connaissances informatiques :

Excellente connaissance de la suite Office 365 (Outlook, Word, Excel, etc.);
Aisance avec les outils de travail collaboratif.

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Formations

Attestation de spécialisation professionnelle (ASP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat
Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique
Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Expérience5 à 10 ansCompétences

Capacité à travailler sous pression
Polyvalence
Sens de l’initiative

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Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT)
Institut national de la recherche scientifique (INRS)
École nationale d’administration publique (ENAP)
École de technologie supérieure (ÉTS)
Télé-Université (TÉLUQ)

Description de l’offre d’emploi

Poste régulier

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la direction du vice-président à la gouvernance, au secrétariat général et aux ressources humaines, le ou la titulaire du poste assiste et collabore principalement avec l’attachée d’assemblées, la technicienne en gestion documentaire ainsi que les autres membres de l’équipe dans la planification et l’organisation des activités de son secteur et assure le suivi des opérations qui en découlent.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
En collaboration avec le personnel concerné de son secteur, cette personne :

Participe aux différentes opérations liées à la vice-présidence et à la tenue des instances statutaires, notamment l’Assemblée des gouverneurs, le Comité exécutif, la Commission de planification, le Conseil des études, le Comité de gouvernance et toute autre instance ou tout comité sous la responsabilité de la Vice-présidence à la gouvernance, au secrétariat général et aux ressources humaines.
Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant aux activités de la Vice-présidence à la gouvernance, au secrétariat général et aux ressources humaines. Prépare, remplis et signe divers formulaires et en assure le suivi.
Effectue la saisie, la mise en page et la correction de documents tels que les lettres, procès-verbaux, résolutions, rapports et documents administratifs. S’assure de la conformité et de la qualité des documents produits.
Prépare et collige la documentation nécessaire aux travaux des réunions et s’assure de leur dépôt dans les délais fixés et de la forme appropriée.
En vue de la tenue des réunions, s’assure de l’envoi des convocations, de la réservation des salles et des repas ainsi que de la disponibilité du matériel nécessaire.
Tient à jour le système de classement et applique la procédure d’archivage. Numérise et traite divers documents, en collaboration avec la personne responsable de la gestion documentaire.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité : Diplôme d'études secondaires. Une formation en bureautique sera considérée comme un atout (DEP en secrétariat ou autre).
Expérience : Trois (3) années d’expérience pertinente.
Français : Excellentes habiletés à communiquer verbalement et par écrit.
Compétences recherchées :

Excellentes habiletés en révision linguistique;
Très grande rigueur et minutie;
Organisation;
Planification;
Capacité à travailler en équipe;
Grande discrétion;
Bonne gestion du stress;
Ouverture au changement;
Respect des échéanciers.

Connaissances informatiques : Très bonne connaissance des principaux logiciels de bureautique dans un environnement Windows (incluant Microsoft 365 et Microsoft Teams).

Qualifications professionnellesCette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)Langues

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Formations

Diplôme d’études secondaires (DES)
Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

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Université du Québec à Montréal (UQAM)Université du Québec à Trois-Rivières (UQTR)Université du Québec à Chicoutimi (UQAC)Université du Québec à Rimouski (UQAR)Université du Québec en Outaouais (UQO)Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT)Institut national de la recherche scientifique (INRS)École nationale d’administration publique (ENAP)École de technologie supérieure (ÉTS)Télé-Université (TÉLUQ)Le siège social soutient la collaboration et la concertation entre les établissements du réseau. Il veille à conjuguer leurs efforts et les moyens dont ils disposent afin de déployer une expertise de pointe. Les établissements du réseau de l’Université du Québec représentent ensemble un nombre impressionnant d’étudiants, de diplômés, de personnels enseignant et non enseignant. Cette somme de compétences et d’énergie mises en commun est unique dans le monde universitaire québécois. Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous référons à L’Université du Québec en quelques chiffres. Description de l’offre d’emploiPoste régulierSOMMAIRE DE LA FONCTIONSous la direction du vice-président à la gouvernance, au secrétariat général et aux ressources humaines, le ou la titulaire du poste assiste et collabore principalement avec l’attachée d’assemblées, la technicienne en gestion documentaire ainsi que les autres membres de l’équipe dans la planification et l’organisation des activités de son secteur et assure le suivi des opérations qui en découlent.TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALESEn collaboration avec le personnel concerné de son secteur, cette personne :Participe aux différentes opérations liées à la vice-présidence et à la tenue des instances statutaires, notamment l’Assemblée des gouverneurs, le Comité exécutif, la Commission de planification, le Conseil des études, le Comité de gouvernance et toute autre instance ou tout comité sous la responsabilité de la Vice-présidence à la gouvernance, au secrétariat général et aux ressources humaines.Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant aux activités de la Vice-présidence à la gouvernance, au secrétariat général et aux ressources humaines. Prépare, remplis et signe divers formulaires et en assure le suivi.Effectue la saisie, la mise en page et la correction de documents tels que les lettres, procès-verbaux, résolutions, rapports et documents administratifs. S’assure de la conformité et de la qualité des documents produits.Prépare et collige la documentation nécessaire aux travaux des réunions et s’assure de leur dépôt dans les délais fixés et de la forme appropriée.En vue de la tenue des réunions, s’assure de l’envoi des convocations, de la réservation des salles et des repas ainsi que de la disponibilité du matériel nécessaire.Tient à jour le système de classement et applique la procédure d’archivage. Numérise et traite divers documents, en collaboration avec la personne responsable de la gestion documentaire. QUALIFICATIONS REQUISESScolarité : Diplôme d'études secondaires. Une formation en bureautique sera considérée comme un atout (DEP en secrétariat ou autre).Expérience : Trois (3) années d’expérience pertinente.Français : Excellentes habiletés à communiquer verbalement et par écrit.Compétences recherchées :Excellentes habiletés en révision linguistique;Très grande rigueur et minutie;Organisation;Planification;Capacité à travailler en équipe;Grande discrétion;Bonne gestion du stress;Ouverture au changement;Respect des échéanciers. Connaissances informatiques : Très bonne connaissance des principaux logiciels de bureautique dans un environnement Windows (incluant Microsoft 365 et Microsoft Teams).Qualifications professionnellesCette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)LanguesFrançais parlé et écrit - ÉlevéFormationsDiplôme d’études secondaires (DES)Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat Expérience3 à 5 ans",{"_203":204,"_205":206,"_207":-5,"_208":369,"_228":-5,"_229":-5,"_230":-5,"_231":-5,"_232":-5,"_233":-5,"_234":-5,"_235":-5,"_236":-5,"_237":-5,"_238":-5,"_239":-5,"_240":-5,"_241":242,"_243":-5,"_244":-5,"_245":-5,"_246":-5,"_247":-5,"_248":-5,"_249":-5,"_250":251},{"_210":211,"_212":213,"_214":215,"_216":217,"_218":219,"_220":221,"_222":223,"_224":215,"_225":226,"_227":219},[371,374,381],{"_203":275,"_313":314,"_315":372,"_241":373},{"_317":318,"_6":319},{"_317":321,"_6":322},{"_203":375,"_313":325,"_315":376,"_241":378},38,{"_317":377,"_6":377},"Permanent",{"_317":379,"_6":380},"permanent-en","permanent",{"_203":333,"_313":325,"_315":382,"_241":383},{"_317":335,"_6":336},{"_317":338,"_6":339},"2026-02-24T17:12:55.000000Z","2026-02-24 17:12:55",{"_314":387,"_325":388},[371],[374,381],"total",2,"categories",[393],{"_203":275,"_315":319},"cities",[215],"schedules",[398,399,400],{"_203":324,"_315":328},{"_203":333,"_315":336},{"_203":375,"_315":377},"langSwitchUrl","https://staging.careers.jobsmedia.ca/1968/universite-du-quebec/jobs","actionData","errors"]

Postes ouverts (2)

Administration / Bureautique / Clérical

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